행운권, 상장, 말 그대로 대량 우편 발송시 유용한 한글 기능 메일 머지

 오늘은 메일 머지 기능을 소개해 볼까 합니다. 

 메일 머지는 이쪽에 있는 정보와 저쪽에 있는 정보를 합치는 기능 자체를 일컫는 말인데요. 오늘 소개할 내용처럼 상장을 받을 사람이 100명이 있는데 상장 받을 정보는 엑셀에 입력이 되어 있고 상장 양식은 한글로 따로 있는 경우 이 많은 인원을 일일이 입력을 하기에는 번거롭고 시간이 많이 걸리기 때문에 두 정보를 합해서 하나의 정보로 만드는 메일 머지라는 기능을 활용해서 간단하게 100장의 상장을 뚝딱 만들어낼 수 있는 기능입니다. 

상장뿐만아니라 같은 내용에 숫자만 오름순으로 올라가는 행운권같은 것에도 유용하게 쓸 수 있는 기능입니다. 

 순서에 차이가 있을 수 있지만 먼저 엑셀 자료가 있어야 되겠죠.

 엑셀 자료의 이름을 잘 정리해 둬야 한글에서 적용하기도 쉽습니다. 순번, 성명, 생년월일, 활동기간 순으로 정리해 봤습니다.

 이제 한글로 가서 상장 양식을 하나 만들어서 상단 메뉴의 도구 → 메일 머지 → 메일 머지 표시 달기 순으로 찾아 갑니다. 작성이 익숙해지시면 단축키로 Ctrl + K, M 순으로 누르시면 메뉴가 뜹니다. 

 주소록 '필드 선택하기' 탭은 기존에 필드 이름이 입력이 되어 있는 경우 추가 입력할 필요없이 선택해서 사용하시면 되고 필드 이름에 등록된 내용이 없을 경우 '필드 만들기'탭에서 필요한 내용을 입력하면 됩니다. 엑셀 자료의 마지막 라인에 있었던 '활동기간'을 입력해 보겠습니다. 해당 내용을 입력하고 난 다음 '넣기'를 클릭하면 아래와 같이 활동기간 옆에 {{활동기간}} 표시가 생긴 것을 확인할 수 있습니다. 동일하게 순번, 성명, 생년월일에도 {{}} 이렇게 쌍중괄호가 있는 것을 확인할 수 있는데요. 이 부분에 엑셀에 입력되어 있는 데이터가 그대로 들어갑니다.

 이제 준비를 모두 마쳤으니 다시 도구 메뉴의 메일 머지로 가서 '메일 머지 만들기'를 찾아 클릭하면 됩니다. 역시, 단축키 Alt+M을 입력하면 바로 메뉴를 불러 올 수 있습니다. 이제 거의 모든 준비를 마쳤습니다. 메일 머지 만들기를 클릭하면 크게 '자료 종류' 메뉴와 '출력 방향' 메뉴가 뜨는데요. 일단, '자료 종류' 메뉴에서 한글/엑셀 파일로 선택해서 앞서 마련했던 엑셀 파일이 저장된 장소로 가서 해당 파일을 불러오면 됩니다. 그리고, 이제 출력 방향을 선택할 차례인데요. 프린터를 선택할 경우 앞뒤 볼 것 없이 바로 출력이 됩니다. 혹시나, 상장에 수정할 내용이 있거나 잘못 입력이 된 내용이 있다면 출력하기 전에 한 번 체크해 보는게 좋겠죠? 그래서 '출력 방향' 메뉴에서는 '파일'을 클릭합니다. 

 그러면, 파일 이름을 지정할 수 있는데요. 필요한 이름으로 지정을 한 후 확인 버튼을 누릅니다. 확인 버튼을 누르면 아래와 같이 주소록 레코드 목록 등 몇가지 선택지가 나오는데 엑셀에 파일을 제대로 정렬해서 입력을 한 상태라면 별 문제없이 선택만 쭉쭉 하면 넘어갈 수 있습니다. 

 마지막 선택까지 완료했다면 갑자기 용변을 보다가 확실하게 끊고 나오지 않은 것처럼 찝찝하게 메뉴 선택 화면이사라져 버립니다. 이 때, 당황하지 말고 애초에 한글 파일명을 지정해서 저장하고자 했던 폴더로 가면 사전에 입력했던 이름으로 한글 파일이 저장되어 있는 것을 확인할 수 있습니다. 

 파일을 클릭해 보면 이렇게 엑셀에 정리했던 리스트가 상장으로 거짓말처럼 나타난걸 확인할 수 있습니다.

 간략하게 정리를 해보면, 

 1. 엑셀로 리스트를 깔끔하게 정리한다.

 2. 한글 파일로 원하는 자료를 셋팅해 놓는다.

 3. 도구 → 메일 머지 → 메일 머지 → 메일 머지 표시 달기에서 리스트에 분류해 놓은 제목대로 표시를 적재적소에 단다.

 4. 도구 → 메일 머지 → 메일 머지 → 메일 머지 만들기에서 자료 종류에서 준비해 둔 엑셀 파일을 로딩하고

 5. 출력 방향에서 '파일'을 선택하고 원하는 파일명을 입력한 후 선택, 선택, 선택, 인생은 선택의 연속이니까요. 선택하면 원하는 결과물이 한글 파일로 딱!!

 여러 가지 방법으로 동일한 양식으로 대량의 인원이나 대상을 출력해야 할 때 유용하게 사용할 수 있는 기능 '메일 머지'였습니다.